Impresoras y escáneres: guía para elegir el equipo de oficina perfecto

La mayoría de oficinas y espacios de trabajo, ya sean propios o colaborativos, cuentan con una serie de muebles y herramientas de oficina comunes. Uno de ellos es el equipo multifunción formado por la impresora y el escáner. La digitalización de numerosos procesos ha hecho que las impresoras tradicionales se hayan reconvertido en impresoras multifuncionales que, además de imprimir, también pueden escanear y hacer copias. Incluso, en algunos casos, permiten organizar la gestión documental en la nube, para facilitar la deslocalización de los trabajadores. En este artículo, analizamos cómo escoger las impresoras y escáneres más adecuados para tu oficina.

Cómo escoger las impresoras y escáneres perfectos para tu oficina

No todas las empresas manejan la misma cantidad de documentos diariamente, ni necesitan los mismos equipos. Por ello, la variedad de impresoras y escáneres que existe es muy amplia, pues debe satisfacer necesidades muy distintas. A continuación, te damos algunas claves que te ayudarán a decidir cuáles son los equipos más adecuados según la actividad de tu empresa:

¿Qué funciones necesitas?

Piensa si necesitas únicamente la función de impresión, o si también sueles escanear documentos, hacer copias e, incluso, enviar faxes. Esto te ayudará a decidir entre una impresora convencional o una impresora multifunción. 

Volumen de impresión

Otra de las cualidades que influye en la decisión de qué impresoras y escáneres comprar es la cantidad de documentos que vayas a imprimir o a escanear. Cada impresora puede imprimir un determinado número de páginas como máximo; es lo que se suele denominar el ciclo de trabajo. Las impresoras y escáneres para oficinas suelen tener un ciclo de trabajo de unas 6.000-8.000 páginas, aproximadamente. 

Velocidad de impresión

El tiempo que tarda cada impresora o escáner en completar su función también puede ser un criterio decisivo. No obstante, las impresoras y escáneres de oficina no suelen mostrar muchas diferencias en este sentido, a diferencia de las impresoras diseñadas para fotografías, que sí pueden ser más lentas. 

Conectividad y seguridad

La impresión colaborativa se ha consolidado en muchas empresas en las que se ha instaurado el teletrabajo. Por ello, es fundamental asegurarse de que la impresora o el escáner que escoges para tu oficina cuenta con un buen sistema de seguridad que dificulte el acceso de hackers a la información que se comparte de los distintos dispositivos a la impresora. Una de las medidas más interesantes puede ser establecer un código de acceso para desbloquear la impresora o el escáner. 

Frecuencia de uso

Por último, piensa en cuántas personas suelen utilizar la impresora y el escáner habitualmente. Cuanto más se utilicen y más cantidad se imprima o se escanee, mayor rendimiento requerirás en estos dispositivos.

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