5 consejos para ahorrar papel en la empresa

Desde hace varios años, son cada vez más las empresas y oficinas que apuestan por una cultura “paperless” y reducen, significativamente, la cantidad de papel que utilizan. En este artículo te damos 5 recomendaciones que te ayudarán a ahorrar papel en tu oficina y ser más sostenible. ¡Toma nota!

¿Cómo ahorrar papel en la empresa? 

Hay ocasiones en las que los responsables de las empresas deciden apostar por un modelo más sostenible y empezar a disminuir la cantidad de papel que se utiliza en ellas. Pero, ¿cómo hacerlo? 

No es raro tener la sensación de no saber por dónde empezar para adoptar este nuevo hábito de sostenibilidad. 

Lo primero que debes hacer es identificar qué procesos en los que ahora utilizas papel podrías prescindir de ello. Y, una vez hecho eso, el siguiente paso es extender a tus trabajadores la importancia de ahorrar papel. 

Cambia tus hábitos de impresión

Imprime papel solo cuando sea estrictamente necesario; y, si lo haces, procura que sea a doble cara y utilizando papel reciclado. No obstante, la mayoría de las veces podemos prescindir de la copia física en papel, así que piensa, realmente, si hace falta gastar papel en imprimir.

Sienta las bases de una buena gestión documental electrónica

¿Te imaginas cuánto papel podrías ahorrar si, en vez de almacenar todos los documentos de forma física, lo hicieras digitalmente? Eso sí, para hacerlo de manera eficaz debes contar con un buen flujo de gestión documental, con workflows que te permitan identificar dónde está cada documento sin perder mucho tiempo. 

Apuesta por las soluciones digitales colaborativas

Cada vez es más habitual que las empresas trasladen su documentación a la nube, utilizando sistemas seguros que permiten consultas colaborativas por parte de los trabajadores, independientemente de su ubicación física. Esto es otra forma de ahorrar papel, puesto que evita tener que imprimir cada documento cada vez que queramos consultarlo o hacer cambios.

Pásate a la facturación electrónica

Haz saber a todos tus clientes que vas a seguir un modelo de ahorro de papel, y que las facturas que envíes serán en formato electrónico. Asimismo, solicita a tus proveedores que te las envíen de la misma forma. 

De hecho, según la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial, la facturación electrónica pasa a ser obligatoria también en el sector privado. Hasta ahora, solamente era de obligado cumplimiento de cara a la administración pública.

Conciencia a tus empleados

Por último, para que la cultura de ahorrar papel sea realmente efectiva en tu empresa, debes asegurarte de que todos los empleados estén concienciados y adopten estos hábitos sostenibles. Crea un manual de buenas prácticas (digital, claro) explicando cómo pueden ahorrar papel fácilmente y envíaselo por correo electrónico.

Aun así, siempre hay documentos físicos que debes almacenar correctamente en tu empresa. En Ofigreen puedes encontrar diferentes soluciones de archivo y clasificación y elegir la que más se ajuste a tus necesidades. 

Es importante entender que la cultura de ahorrar papel no significa eliminarlo de tus oficinas, sino optimizar y reducir al máximo su uso para preservar nuestro entorno durante más tiempo.