Cómo contabilizar el material de oficina

El material de oficina es imprescindible para desarrollar el trabajo día a día, pero, ¿sabes cómo contabilizar las facturas correspondientes a estos gastos? Hay varias formas de hacerlo, pero es importante saber las diferencias para tener claro cuál es la más adecuada. En este artículo te explicamos cómo incluir los gastos de este material en tu contabilidad. 

¿Qué material de oficina se puede contabilizar?

Desde el punto de vista de la contabilidad, el material de oficina que se puede incluir está compuesto por todos los objetos que se utilicen en el desempeño de la actividad profesional y que sean consumibles. De hecho, aquí está la clave para identificar qué artículos se pueden contabilizar como tal: que se consuman a medida que se utilicen. 

¿Esto qué significa? Que objetos como la impresora, el ordenador o las sillas, por ejemplo, no se pueden contabilizar como material de oficina, porque no se consumen con el uso. En este caso, deberían reflejarse como inversión, un concepto diferente al que centra nuestro artículo. 

Entonces, ¿qué se considera material de oficina? Los objetos que sí se gastan a medida que los utilizamos: bolígrafos, carpetas, papel, cuadernos, etc. 

¿Qué debes tener en cuenta para contabilizar el material de oficina?

Tal y como hemos comentado, hay dos formas de contabilizar el material de oficina. La principal diferencia entre ellas radica en si el material se ha comprado y consumido durante el mismo ejercicio, o si se trata de un material que se consume a lo largo de varios ejercicios. 

Material comprado y consumido en el mismo ejercicio

Esta es la forma más simple de contabilizarlo, pues se tiene en cuenta como gasto del ejercicio, dentro de la cuenta 629 (otros servicios). Aquí se contabilizará la base imponible de la factura de dicho material, mientras que el IVA tendrá que registrarse en la cuenta 472 (IVA soportado).

Un ejemplo de este tipo de material podría ser, por ejemplo, los paquetes de folios que utilices en un año.

Material consumido en varios ejercicios

En este caso, se entiende que el material de oficina no se ha consumido por completo en el mismo ejercicio en que se ha comprado, sino que dura varios años. Por ejemplo, si haces una compra grande de numerosas carpetas corporativas que solo utilizas cuando visitas a los clientes, esas carpetas pueden durarte varios años. 

Este debe estar plasmado en un inventario que se realiza a final de año. Las existencias reflejadas en el inventario deben estar plasmadas como activo en las cuentas 328 (material de oficina) y 612 (variación de existencias). 

A la hora de contabilizarlo, la base imponible de las facturas correspondientes se refleja en la cuenta 620 (Compras de otros aprovisionamientos), y el IVA, en la cuenta 472.

En definitiva, cuando realices el cierre de año, haz balance sobre qué artículos vas a contabilizar y a qué clase corresponde. La mejor forma de llevar al día la contabilidad es que, cada vez que compres material de oficina, lo registres para mantener el inventario actualizado y saber cómo plasmarlo en los asientos contables a final de año.